Assistante de Direction - Direct Sourcing
Assistanat du Manager Monde Direct Sourcing et en support de la Directrice Sous Traitance
RÔLES ET RESPONSABILITÉS:
- Assurer l’ensemble de l’assistanat administratif et technique :
- Réception des appels, organisation des déplacements, saisie des notes de frais, traitement du courrier, préparation des réponses, commandes de matériel de bureau, établissement des DED, etc.
- Organiser et coordonner l’activité du manager et gestion de l’agenda (80 % du temps) pour la partie Direct Sourcing
- Organiser et coordonner les séminaires (1 par an pour chaque équipe) et les événements du département : réservation de voyages, restaurants, hôtels, team buildings etc…
- Coordonner l’arrivée de nouveaux collaborateurs (fiches de mouvement, planification parcours FIT, demandes informatiques et téléphonie, etc.).
- Constituer et tenir à jour les dossiers et supports pour les réunions internes ou externes
- Recueillir, communiquer et acheminer les informations vers l’ensemble de l’équipe.
- Gérer les situations délicates et les imprévus et faciliter la résolution des problèmes courants.
- Support au Comité de Direction sur les tâches administratives : DED, notes de frais, agenda, etc…)
COMPETENCES:
- Bilingue anglais (collaborateurs étrangers dans l’équipe– réunions internationales)
- Réactivité, sens de l'anticipation et des priorités – gestion de la complexité
- Autonomie
- Rigueur et structure dans l’organisation du travail
- Grande discrétion et sens de la confidentialité
- Aisance relationnelle et intelligence des situations
- Bonne connaissance et compréhension des organisations et du fonctionnement du Groupe
- Bon esprit d’équipe et sens du service
- Bonne coordination avec les assistantes des interlocuteurs clés